Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, saksbehandlar og leiar

Dokumentsenteret har ansvar for å;

  • motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetssikre at saksbehandlar si registrering er korrekt
  • kontrollere restanselister 2 gonger i året, og sende påminning til saksbehandlar
  • kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • låne ut dokument/mappe frå arkiv/depot
  • arkivere
  • journalføre eigenproduserte dokument
  • frankere utgåande post

Saksbehandlar har ansvar for å;

  • levere personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post til sentralarkiv for journalføring
  • ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
  • kontrollere at riktig offentlegheitsvurdering er gjort
  • sjå til at all dokumentproduksjon skjer i eit fagsystem (ePhorte, Acos Barnevern, CosDoc, PPT, infodoc o.l.)
  • avskrive inngåande og interne dokument som er handsama
  • levere fysiske kopiar til arkivet av alle eigenproduserte dokument
  • leggje utgåande brev i konvolutt og levere til frankering
  • avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar
  • gjennomføre offentlegheitsvurdering
  • sjå til at restanselister vert følgd opp
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken
Laster...