Utskriftsvennlig versjon

Bruk og oppdatering av arkivplanen

Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Fjell kommune. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunna finna informasjon om kva retningslinjer som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet, i god tid før dei vert sett i verk.

Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal mellom anna skje når:

  • det skjer endringar i post- og arkivrutinar
  • ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
  • det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
  • ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  • kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
  • det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval
  • det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
  • kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivleiar avgjer elles om det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:

  • det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivplanen vert oppdatert jamleg. Det vert sendt ut melding til dei partar det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er utført.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal fagansvarleg arkiv kontaktast.

Fagansvarleg arkiv Kristine Melsbø.

telefon 55097037 eller e-post kristine.melsbo@fjell.kommune.no

Fagansvarleg arkiv har ansvar med å sjå til at alle einingar/verksemder held seg til dei rutinane i arkivplanen som gjeld til ei kvar tid.

Laster...